Топ-10 ошибок при подготовке конкурсных заявок, приводящих к потере баллов или даже отклонениям за недостоверность (с примерами из правоприменительной практики судов и УФАС)

Андрей Пожаров, руководитель компаний «Эффективное взаимодействие» и «Тендерный центр «С.Т.И.К», считает, что участие в закупках и тендерах — хорошая возможность для малого и среднего бизнеса обеспечить стабильность и развитие. Но, как в любом деле, важно не только хотеть достичь успеха, но и сделать все возможное, чтобы не допустить ошибок. В закупках, по словам Андрея Пожарова, важно быть внимательным к каждой запятой и каждой цифре — в этом вопросе любая неточность грозит отклонением и выбыванием из конкурса.

Итак, ТОП-10 ошибок, допускаемых поставщиками:

1. Некорректное оформление формы заявки.

2. Несоблюдение инструкции по заполнению заявки.

3. Отсутствие требуемых и/или подтверждающих документов (сертификаты, лицензии, декларации и т. п.).

4. Неполный комплект требуемых документов (отсутствие документов по 2-м частям).

5. Неверное подтверждение, установленное заказчиком национального режима.

6. Некорректное оформление финансовой части заявки, ошибки в расчетах.

7. Некорректное указание данных о компании.

8. Недостоверные описания товара или услуги в технической форме заявки.

9. Приложения с нечитаемыми документами.

10. Неполное предоставление информации (например, ссылка на сайт с адресами без уточнения их количества).

Ошибки 1-2: некорректное оформление формы заявки, несоблюдение инструкции по заполнению заявки

Некорректное оформление формы заявки — одна из самых частых причин отклонения в закупках. Заказчик вправе утверждать обязательные и рекомендуемые формы, отражающие нужные аспекты закупки (например, техническое предложение, таблицу характеристик, форму указания страны происхождения и т. д.). Вид и состав форм зависят от процедуры — аукциона, запроса котировок или конкурса. Чаще всего в форме «Характеристики предлагаемых товаров (работ, услуг)» участники не заполняют графу «Сведения о нормативных документах (технических регламентах)».

В чём может быть ошибка

Заполнение формы поставщиком «как ему удобно» — изменение порядка полей, пропуск обязательных строк, несоблюдение единиц измерения, указанных заказчиком, или оставление граф пустыми, если участник считает их неприменимыми. Кроме того, указание характеристик только в приложении, а не в структурированной части формы.

Позиция ФАС России

ФАС России подтверждает право комиссии отклонить заявку, если отсутствие информации мешает однозначно сопоставить товар с требованиями технического задания. Вместе с тем ФАС России обращает внимание, что в случаях, когда ошибка формальная и не влияет на однозначность информации, отклонение будет необоснованным. Кроме того, заказчик не вправе включать в формы сведения, не относящиеся к предмету закупки — закон прямо запрещает требовать лишние данные. И к этому тоже следует быть внимательным.

Как избежать

Скачивайте оригинальные формы из ЕИС или с электронной площадки и заполняйте их сначала в «черновике», а затем переносите готовый текст.

Заполняйте каждую графу. Если показатель действительно неприменим, укажите «не требуется» либо запросите разъяснение у заказчика.

Проверяйте единицы измерения и формат данных.

Если форма требует указать норматив или технический регламент, вписывайте конкретный ГОСТ, ТУ, Технический регламент Таможенного союза или иной документ, который подтверждает соответствие.

Ошибки 3-4: отсутствие требуемых и/или подтверждающих документов (сертификаты, лицензии, декларации и т. п.), неполный комплект требуемых документов

В извещении о закупке предусматривается предоставление участниками пакета документов или номеров таких документов из открытых реестров. Перечень устанавливается положением о закупке (в случае если закупка осуществляется в соответствии с Законом № 223-ФЗ) или непосредственно законодательством. Это могут быть документы на товар: свидетельства о государственной декларации, сертификаты формы СТ-1, регистрационные удостоверения и т. д. Заказчик может потребовать документы об исполнителе — например, подтверждение наличия опыта выполнения работ.

В чем может быть ошибка

Участник закупки не прикрепляет к заявке один или несколько документов, предусмотренных положением о закупке как обязательные, или не указывает номера этих документов. Это тоже будет являться законным основанием для отклонения.

Позиция ФАС России

В этом случае жаловаться в ФАС России бесполезно. Например, комиссия УФАС по Новосибирской области в декабре 2022 г. рассматривала жалобу участника закупки на действия заказчика. Согласно извещению о закупке от участника закупки требовалось продекларировать, что он не является иностранным агентом. Участник посчитал, что данное требование сформулировано некорректно, однако жалоба была признана необоснованной на том основании, что такое требование имеется в п. 10.1 ч. 1 ст. 31 Законе № 44 ФЗ (решение № 054/06/49-2206/2022).

Как избежать

Проверять строгое соответствие документов, прикрепленных к заявке, перечню, указанному в положении о закупке.

Ошибка 5: неверное подтверждение установленного заказчиком национального режима

Сейчас в госзакупках действует национальный режим. Заказчик обязан устанавливать три вида национального режима: запрет, ограничение, преимущество. В каждом случае, а также для определенных товаров (есть два приложения со списком товара, одни попадают под запрет, другие под ограничения) требуется свои варианты подтверждения страны.

Например, указание номера реестровой записи из реестра российской промышленной продукции (далее — РРПП), содержащей информацию о достаточном совокупном количестве баллов за выполнение технологических операций (условий) на территории Российской Федерации, прикрепление сертификата формы СТ-1 или декларирование наименования страны происхождения товара.

В чем может быть ошибка

При подготовке первой части заявки участник при применении запрета не указывает реестровый номер товара в РРПП или евразийском реестре промышленных товаров, не прикладывает сертификат СТ-1 и т. д.

При применении преимущества не декларирует страну происхождения в целом:

• графа «Страна происхождения» оставляется пустой;
• указаны сразу две страны на одну позицию (например, «Китай/Российская Федерация»);
• указана страна происхождения иностранная, а приложена запись из РРПП;
• истек срок действия записи в РРПП;
• в заявке приложен сертификат СТ, сроки действия которого истекли либо данные в котором расходятся с заявленными характеристиками;
• вместо реестровой записи участник прикладывает письмо производителя, что не заменяет указание номера реестровой записи из РРПП.

Позиция ФАС

ФАС России последовательно поддерживает заказчиков, отклоняющих такие заявки. Отсутствие или недостоверность сведений о стране происхождения, а также непредставление реестрового номера при применении национального режима считается основанием для отклонения заявки. Исправить данные после истечения срока подачи заявок невозможно — комиссия обязана отклонить заявку, даже если товар объективно подходит.

Как избежать

Указывайте полное официальное название страны: «Российская Федерация», «Китайская Народная Республика», «Республика Беларусь» и т. д.

Проверьте, попадает ли товар под национальный режим, предусмотренный постановлением Правительства РФ от 23.12.2024 № 1875. Если да, обязательно изучите требования к подтверждению страны происхождения товара, указанные в извещении о закупке, и выполните их.

Используйте только действующие сертификаты СТ-1 и номера реестровых записей. Актуальные данные стоит проверить в реестре РРПП. В настоящее время документы, оформленные до 31 августа 2025 года, действуют 1 год, но они должны отражать точное наименование товара из заявки.

Не смешивайте страны: если поставка комбинированная, разделите товарные позиции и укажите происхождение для каждой отдельно.

Решение №077/06/106-2712/2025.

Ошибка 6: некорректное оформление финансовой части заявки, ошибки в расчетах

В зависимости от процедуры участники прикрепляют к своей заявке ценовые предложения, которые рассматриваются отдельным этапом и относятся к отдельной части заявки. Заказчик разделяет закупку на части (если это конкурс): в первых частях — техническое предложение, во вторых частях — данные о компании согласно документации, третья часть — ценовое предложение. Если это аукцион, то цена подается на площадке во время торгов онлайн.

В чем может быть ошибка

Включение ценового предложения в первую или вторую часть заявки.

Представление заявки, где ценовое предложение выражено в отличной от указанной в документации валюте.

Несоответствие сведений, указанных участником закупки при заполнении соответствующих форм, в интерфейсе электронной торговой площадки, различие сумм между данными, внесенными по средствам площадки и предоставленными на бумажном носителе в самом ценовом предложении.

Превышение участником начальной (максимальной) цены договора.

Указание неполной стоимости товара (не прописан % НДС, применяемый участником).

Ошибка в указании общей суммы за единицу/ы товара вместо общей суммы самого контракта.

Невнимательность выбора шага аукциона при подаче предложения (шаг аукциона от 0,5 до 5% от начальной цены).

Как избежать

Внимательно читать условия заполнения всех граф в формах, обязательно сверять данные на бумажном носителе и данные, которые указываете на площадке в электронной форме, обращать внимание на дополнительные условия в случае переторжки. Внимательно изучать регламент самой площадки по подаче ценовых предложений, а также документацию заказчика по указанию стоимости. При участии в аукционе на площадке проверять цену, указанную в соответствующей графе, до подачи своего предложения.

Решение ФАС №077/07/00-4773/2025.

Ошибка 7: некорректное указание данных о компании

Во второй части заявки участники должны сообщать информацию о себе: предоставить решение о крупной сделке, выписки из Реестра МСП и ЕГРЮЛ, реквизиты (ОГРН, ИНН, адрес), а так же иные документы, требуемые заказчиком в извещении о закупке.

В чем может быть ошибка

Прикладывается устав без последних изменений или без новых ОКВЭД.

Решение об одобрении крупной сделки подписано неуполномоченным лицом либо подписано датой более чем год назад.

В ЕИС указан старый адрес, который не совпадает с выпиской ЕГРЮЛ.

Участник не отслеживает сроки действия лицензий и регистрационных удостоверений.

В заявке отсутствует часть документов, прямо перечисленных в извещении о закупке.

Предоставление неверных договоров простого товарищества в закупках коллективных участников (если закупка проводится в соответствии с Законом № 223-ФЗ).

Позиция ФАС России

Комиссия заказчика вправе (а при закупках по Закону № 44-ФЗ — обязана) отклонить заявку, если представленные корпоративные документы не подтверждают правомочия участника заключить договор либо содержат недостоверные сведения. ФАС традиционно поддерживает заказчиков в таких спорах: ответственность за актуальность и полноту корпоративного пакета лежит на поставщике.

Как избежать

Храните в отдельной папке актуальную редакцию устава и все решения о внесении изменений, поддерживайте актуальность документов.

Убедитесь, что решение/протокол об одобрении крупной сделки подписано надлежащим органом и датировано не позднее 12 месяцев до подачи заявки (если иное не оговорено учредительными документами).

В день подачи сформируйте свежую выписку ЕГРЮЛ и сверьте с нею реквизиты, указанные в ЕИС и в заявке (если закупка осуществляется по Закону № 223-ФЗ).

Проверьте список документов, требуемых заказчиком, и закройте каждый пункт чек-листом.

Своевременно обновляйте лицензии, сертификаты, регистрационные удостоверения, чтобы к моменту подачи они были действительны.

Оформляйте требуемые документы под конкретную закупку, а не обобщайте в один документ для всех закупок.

Решение ФАС России

Такой случай произошел с нашей компанией, когда на конкурс нами был предоставлен договор простого товарищества от другого конкурса, и наша заявка была отклонена. УФАС поддержал заказчика, признав нашу жалобу необоснованной (№ 077/07/00-8759/2024).

Еще пример: решение № 024/06/106-2895/2022 (жалоба № 202200121671002473) Красноярского УФАС России, согласно которому заявка поставщика была отклонена правомерно, поскольку во «второй части» им были приложены просроченное регистрационное удостоверение на препарат и старая редакция устава, не отражающая актуальные сведения о компании.

Ошибка 8: недостоверные описания товара или услуги в технической форме заявки

Несоответствие параметров предлагаемого товара техническому заданию — частая причина отклонения заявок. Согласно Закону № 223-ФЗ и Закону № 44-ФЗ в извещение о закупке включается описание объекта закупки, содержащее технические и качественные характеристики товаров, работ или услуг. Участники обязаны предлагать продукцию, строго соответствующую этим требованиям, либо предоставлять аналоги, если это допускается.

В чем может быть ошибка

Участники часто предлагают товары, параметры которых не соответствуют требованиям заказчика, или не предоставляют доказательства эквивалентности аналогов. Так, участник может указать в заявке товар с отклонениями в технических характеристиках (например, меньший объем памяти устройства или иные габариты) без объяснения, почему такие отклонения допустимы. В других случаях участники вовсе не указывают аналоги, даже если документация допускает их использование, что приводит к отклонению заявки.

Позиция ФАС России

Заказчик вправе отклонить заявку, если предложенный товар не соответствует описанию объекта закупки, но должен обосновать, почему отклонения являются существенными

Как избежать

Участникам необходимо тщательно сверять характеристики предлагаемого товара с описанием объекта закупки и включать в заявку только продукцию, полностью соответствующую требованиям. Если документация допускает использование аналогов, следует четко указать их эквивалентность, предоставив сравнительные таблицы или технические описания.

Ошибка 9: приложения с нечитаемыми документами

Заявка на участие в закупке подается чаще в электронном виде. Как правило, это файл определенного формата. В извещении о закупке, проводимой в соответствии с Законом № 223-ФЗ, может быть указан конкретный формат заявки, а также программы, при помощи которых их можно открыть и прочитать. Однако законом предусмотрены и случаи, при которых формат файла и программы для его открытия в документации не указываются, но при этом заказчик должен суметь их открыть при проведении оценки заявки

В чем может быть ошибка

Если отправить файл, который заказчик не сможет открыть, это может служить основанием для отклонения заявки. Причин такой проблемы может быть несколько: сам файл поврежден при отправке или формировании, формат файла не соответствует указанному в извещении о закупке и т. д.

Позиция ФАС России

ФАС России установила, что при отправке заявки в компьютере участника закупки произошел сбой. В результате файл не смогли открыть ни представитель заказчика, ни комиссия антимонопольного органа, которая рассматривала жалобу. Отклонение заявки признано правомерным (решение № 35/05-18.1-2018).

Как избежать

Соблюдать требования относительно формата файла заявки, программ, при помощи которых их можно открыть. Убедиться перед отправкой, что файл открывается и корректно отображается.

Ошибка 10: неполное предоставление информации

В заявке не указывается полная информация, имеющая существенное значение. Например, заказчик допустил ошибку, а поставщик не увидел это. Скажем, вместо адресов поставки в документации была указана ссылка на сайт, на котором представлена информация обо всех территориальных отделениях. После заключения договора выяснилось, что поставлять товар необходимо по 200 адресам, что абсолютно невыгодно. Это ошибка, которую допустили как заказчики, так и участники, которые невнимательно ознакомились с документацией. Далее решали вопрос в переписке, которая привела к расторжению контракта по соглашению сторон, т. к. его требования объективно являлись неисполнимыми.

Вывод: будьте внимательны в любой момент к любой букве или цифре заявки и договора, потому что за ними либо ваша выгода, либо ваш проигрыш.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции.